Transformação Digital Não Tem a Ver com Tecnologia

A transformação digital é uma temática que já vem sendo tratada no meio corporativo há alguns anos. No meio jurídico o tema é pouco comum, tendo Marcílio Drummond sido o pioneiro em propagar e trabalhar com a Transformação Digital Jurídica, termo criado por ele.

A dificuldade de execução da mudança digital nas firmas, não é fácil e os custos são bem grandes. Para se ter uma ideia, somente nos EUA foram gastos em 2019 a quantia de US $ 1,3 trilhão.

Deste valor, estima-se que US $ 900bi foram “jogados fora”. A questão que este texto responde é: Por que alguns esforços de transformação digital são bem-sucedidos e outros não?

Pois bem, é porque a maioria das tecnologias digitais oferece chances de ganhos de eficiência, bem como, a intimidade com o cliente. Mas, de todo modo se as pessoas não pensam para mudar e as práticas das organizações atuais são falhas, a reforma digital por si só, aumentará os erros.

Assim, temos aqui 5 lições importantes que irá nos ajudar a liderar organizações por meio de transformações digitais que deram certo. Por óbvio, tais lições valem de igual maneira para o Direito, dentro da Transformação Digital Jurídica.

Lição 1: Descubra sua estratégia de negócios antes de investir em qualquer coisa.

Os líderes que querem melhorar o desempenho de suas cias, por meio do uso de tecnologias digitais, em geral têm uma modo específico em mente. Isto é, pensam quase sempre em:

“Nossa organização precisa de uma estratégia de aprendizado de máquina”.

Porém, a transformação digital deve ser guiada por uma estratégia comercial maior e com estudos ainda mais amplos.

Por exemplo, na cia Li & Fung, os líderes criaram uma estratégia de três anos para atender a um mercado, no qual os apps móveis eram tão importantes quanto as lojas físicas. Eles optaram por focar sua atenção em três áreas, que são:

a velocidade;
a inovação;
e a digitalização.

No próximo item, notemos o que fora o diferencial da Li & Fung.

Li & Fung

Em específico, a Li & Fung procurou reduzir os prazos de produção. Além disso, abaixo estão alguns dos itens que a cia colocou em prática, sendo:

o ato de aumentar a velocidade de colocação no mercado;
e melhorar o uso de dados em sua cadeia de suprimentos global.

Após isso, o item em debate foi ter metas concretas, logo depois, a empresa decidiu quais meios digitais adotaria.

A Li & Fung adotou a tecnologia de design virtual e ajudou a reduzir o tempo do projeto para a amostra em 50%. Ela também ajudou os fornecedores a instalarem certos sistemas para gerir o rastreamento de dados em tempo real.

A função foi aumentar a eficiência da produção do eTotal Sourcing, uma base digital que integra informações de clientes e fornecedores. O setor financeiro adotou um sistema quase igual. Com isso, por fim, reduziu o tempo em que fecha po mês em mais de 30%. Ademais, teve um aumento na eficiência do capital de giro em cerca de US $ 200mi.

Todavia, não existe uma tecnologia única que ofereça “velocidade” ou “inovação” como tal. A melhor combinação de meios para uma dada organização varia de uma visão para outra.

Por isso é que no Direito, antes de adotar novas tecnologias, você precisa redesenhar as práticas do seu escritório. É possível fazer isso com importantes técnicas e com os meios que ensinamos na Transformação Digital Jurídica.

Lição 2: Alavancar informações privilegiadas internamente

As Cias que buscam mudanças (digitais ou não), em geral atraem um exército de consultores externos que tendem a aplicar soluções iguais em nome das “melhores práticas”. A abordagem correta para mudar certas organizações é confiar em pessoas de dentro. Ou seja, a equipe que têm conhecimento íntimo sobre o que funciona e o que não funciona em suas operações diárias.

O condado de Santa Clara, na Califórnia, fornece um exemplo, vejamos:

O Departamento de Planejamento e Desenvolvimento estava reestruturando os fluxos de trabalho com o objetivo de melhorar a eficiência e a experiência do cliente.

De início, consultores externos sugeriram para o processo de aprovação de permissão, tendo como base o trabalho que eles mesmos haviam feito para outras jurisdições, o que tendia a adotar uma abordagem afastada dos primas daquela empresa.

No entanto, as pessoas da equipe de atendimento ao cliente sabiam, com base nas interações com os residentes, que um processo mais unificado seria melhor aceito. Portanto, Kirk Girard adaptou fortemente alguns métodos à medida que redesenhavam o fluxo de trabalho, são elas:

as ferramentas dadas;
os processos;
os diagramas;
e os elementos-chave recomendados do software principal.

Como resultado, o tempo de processamento de licenças passou a ser de 33%.

Lição 3: Projetar a experiência do cliente de fora para dentro.

O objetivo da transformação digital é melhorar a satisfação e a intimidade do cliente. Então, antes de qualquer esforço deve ser feito uma fase de diagnóstico com informações que detalhem os clientes.

Neste sentido, como no exemplo acima, a equipe do Departamento de Planejamento e Desenvolvimento do Condado de Santa Clara realizou mais de noventa entrevistas individuais com clientes. Nelas, pediram a cada cliente que descrevesse os pontos fortes e fracos do setor.

Além disso, o departamento usou grupos focais durante os quais eles pediram a várias partes interessadas para:

identificar suas necessidades;
estabelecer suas prioridades;
e avaliar o desempenho do departamento.

O departamento então incorporou a entrada em sua transformação.

Assim sendo, para responder às solicitações dos clientes por maior transparência sobre o processo de aprovação de licenças, o departamento dividiu o processo em fases e alterou o portal do cliente; agora os clientes podem acompanhar o progresso de seus apps à medida que passam de uma fase para a seguinte.

Redução

Para reduzir o tempo de processo, o departamento configurou o software da equipe para identificar de forma automática quais apps sofreram interrupções.

Os líderes, em geral esperam que a implementação de uma única ferramenta ou app que aumente a satisfação do cliente por conta própria. No entanto, para habilitar a ajuda personalizada, o departamento deu ao pessoal da Central de Controle a gestão do fluxo de trabalho da permissão.

Além disso, a experiência do setor mostra que a melhor maneira de maximizar a satisfação do cliente costuma ser alterações em menor escala, em diferentes ferramentas e pontos do ciclo de serviço. A única maneira de saber onde e como alterar é obtendo informações extensas e detalhadas dos clientes.

Lição 4: Reconhecer o medo dos colaboradores de serem substituídos.

Quando os colaboradores percebem que a transformação digital pode ameaçar seus cargos, podem ou não, se sentirem incomodados e resistirem às mudanças. A mente deles, quase sempre levará a essas indagações:

“Se a mudança digital se mostrar ineficaz, a gerência acabará por abandonar o esforço e seus trabalhos serão salvos”.

Pois bem, é fundamental que os líderes reconheçam esses medos e enfatizem que o processo de transformação digital é uma chance para os funcionários atualizarem seus conhecimentos, afim de se adequarem ao mercado do futuro.

É muito comum, nos treinamentos que fazemos, encontrarmos pessoas céticas quanto às profundas mudanças geradas pela Transformação Digital. Em resposta, o ideal é criar um processo “de dentro para fora”.

Como é isso? Se solicita a todos os participantes que examinem quais são suas contribuições únicas para as organizações e, então, conectem esses pontos fortes aos componentes do processo de transformação digital – dos quais eles se encarregarão, se possível.

Isso dá aos colaboradores o controle sobre como a transformação digital se desenrolará frente as novas tecnologias, como meios para que a equipe se torne ainda melhor no que faz.

CenturyLink

Na cia CenturyLink a equipe de vendas pensava em adotar IA (inteligência artificial) para aumentar sua produtividade. No entanto, como a IA deve ser colocada em prática, permaneceu em aberto.

Por fim, a equipe personalizou uma meio de a IA otimizar o esforço de cada vendedor. Isto é, sugeriu as seguintes premissas:

para quais clientes ligar;
quando ligar;
e o que dizer durante a ligação em qualquer semana.

A ferramenta também continha um membro de gamificação, o que tornou o processo de venda mais interessante. Vernon Irvin, que assistiu a esse processo por dentro, observou que isso tornava a venda mais divertida. O que se traduzia em um aumento na satisfação do cliente e em 10% nas vendas.

Lição 5: Leve a cultura das Startup do Vale do Silício para dentro.

As startups do Vale do Silício são conhecidas por sua tomada de decisão ágil, prototipagem rápida e estruturas planas. E é assim que a equipe tem de ser, você já pensou em ser um Advogado de Startups?

O modo de transformação digital é de fato, incerto: as mudanças precisam ser feitas de forma provisória e depois ajustadas. Ainda assim, as decisões precisam ser feitas com rapidez, bem como, os grupos de toda a organização precisam se envolver.

Lembrando que, hierarquias tradicionais atrapalham. É melhor adotar uma estrutura organizacional plana que seja mantida um pouco separada do resto da organização.

Todavia, essa necessidade de agilidade e prototipagem é ainda mais acentuada do que em outras iniciativas de gerenciamento de mudanças, pois muitas das tecnologias digitais podem ser personalizadas.

Os líderes precisam decidir quais apps devem usar, já que existem diversos fornecedores. Ainda, devem saber qual área de negócios se beneficia mais com a mudança para essa nova tecnologia, se a transição deve existir em certas etapas e assim por diante.

Ainda Sobre a Lição 5: Experimentação

Com frequência, escolher a melhor solução requer fazer experimentos extensivos em peças interdependentes. Se as decisões, precisarem passar por várias etapas da gerência para avançar, os erros não poderão ser descobertos e suas possíveis correções irão demorar.

Além disso, para certas tecnologias digitais, o retorno ocorre apenas após uma parte substancial dos negócios ter mudado para o novo sistema. Por exemplo:

Um sistema de computação em nuvem projetado para agregar a demanda global de clientes, só pode gerar análises úteis quando lojas em diferentes países coletam o mesmo tipo de dados de forma regular. Isso requer a eliminação de diferenças nos processos organizacionais que existem nas várias regiões.

Em suma, se os detalhes de como uma nova tecnologia, forem vistos por funcionários de um certo país, eles podem não estar cientes das possíveis oposições àquele projeto.

De novo, falando sobre a empresa Li & Fung, eles criaram seis equipes multifuncionais, cada uma composta por funcionários de diferentes escritórios em:

Hong Kong;
China continental;
Grã-Bretanha;
Alemanha;
e EUA.

Essas equipes lideraram vários estágios da transformação digital. Como a estrutura dessas equipes era plana, eles puderam apresentar ideias e obter informações de Ed Lam (CFO) e dos chefes de unidades de negócios de modo célere.

Isso permitiu que as equipes vissem novas ideias sobre como melhorar a estrutura e a integração de dados, análise e processamento robótico.

Além disso, funcionários de diferentes escritórios nos países, com funções distintas, estudaram novos planos. Essas equipes foram capazes de prever problemas para implementar e, assim, resolvê-los antes que toda a organização adotasse por completo as novas tecnologias.

Fonte: hbr.org

Os Conhecimentos que Criam Vantagens Injustas em seu Favor no Mercado Jurídico

O Direito é tipicamente atrasado, ainda mais, quando se fala em adequação com o mundo da vida, tecnologia e inovação. Porém, você pode se favorecer dessa situação, tendo um amplo aumento de poder competitivo ao implementar em suas práticas a Transformação Digital Jurídica.

Assim sendo, por vezes, é melhor ser protagonista das mudanças do que depois “correr atrás do prejuízo”. O mundo já é e será ainda mais digital.

Inclusive, um dos pontos mais importantes do mundo digital é entender como usar os zettabytes de dados produzidos anualmente (hoje em dia são cerca de 40ZB por ano) para te auxiliar em suas tomadas de decisão.

Por isso, é fundamental implementar em suas práticas o Direito Guiado por Dados. Assim ampliará sua vantagem injusta no Direito.

Outra questão importante, é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Em suma, várias empresas estarão desprotegidas em um cenário de incerteza que irá só se agravar. Isso significa que você só tem uma opção: se preparar para agir de acordo com a LGPD o mais rápido possível, além de ser um guia nessa nova cultura da proteção dos dados.

As Startups

Por fim, não é possível deixar de mencionar a importância das startups em todo esse processo de transformação digital, afinal, elas são o motor dessa transformação e do que chamamos de Nova Economia.

Inclusive, o mercado para atuar como um Advogado de Startups é o que mais cresce nos últimos anos. Sendo uma ótima oportunidade para os profissionais do Direito que buscam sair da ingrata “corrida dos ratos” dos ramos tradicionais.