Desde já, eu te pergunto! Quantas vezes você já ficou confuso com a quantidade de softwares que precisou usar em seu processo de vendas? Isto é, claro que se você, advogado(a) já montou um meio de vender para o seu escritório? De fato, existem muitos sistemas que têm várias funções, e servem à diferentes etapas do funil de vendas.
Inclusive, sobre a questão, pode te interessar saber mais sobre o Roteiro prático para venda de serviços Advocatícios.
Assim, sendo convido você para a leitura deste artigo!
O que é um CRM?
A princípio, CRM é a sigla para Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente – tradução livre). Melhor, um CRM de vendas é um dos softwares, que ajuda as cias a entender seus clientes, ter a carga máxima de produção, bem como, a vender mais e melhor.
Portanto, entender seus benefícios, seus tipos, além da sua aplicação é essencial para o sucesso em vendas em qualquer negócio.
Vender é a base, o cerne que sustenta todo negócio (inclusive o do seu escritório!). Digo, podemos ter um ótimo serviço, até mesmo uma produção de alta qualidade, mas, se as vendas não acontecerem, o negócio poderá vir a fechar as portas.
Contudo, apenas vender não basta, é preciso ter processos, sistema e estratégias para gerenciar a relação com os clientes, afim de, satisfazer e fidelizar à todos que irão se envolver no ofício. Ao mesmo tempo, devemos pensar em ajudar a reduzir os custos, elevar a qualidade, assim como, os lucros do negócio. Esses são importantes passos para ser um(a) Advogado(a) Especialista em Fechar Negócios.
Então, para quem quer gerar novos prospects, rastreá-los, iniciar conversas com o objetivo de gerar vendas precisa de um CRM. Neste sentido, o Hubspot CRM é uma das melhores opções do mercado, se não a melhor.
Sobretudo, vejamos como usar HubSpot CRM, conhecendo suas principais funções, entender como ser mais produtivo usando essa base nas suas operações. Então, acompanhe.
Como Usar Hubspot CRM – Configuração
1. Crie sua Conta HubSpot
Primeiro, devemos criar uma conta HubSpot no HubSpot.com. Clique em “usar a HubSpot gratuitamente”, que fica no canto superior direito a página.
Em seguida, você chegará a uma página de login. Clique em “comece a usar gratuitamente” e você cairá numa página para colocar dados pessoais, tais como:
- e-mail;
- nome;
- sobrenome;
- e senha.
Portanto, depois de incluir esses detalhes, se estiver tudo certo, você criou sua conta HubSpot.
2. Adicione Contatos e Empresas
Depois de criar a conta e acessar o dashboard do HubSpot CRM, você poderá criar novos contatos, importá-los, editar colunas e gerar filtros, tudo conforme suas necessidades. Por exemplo, se você quiser criar um contato novo, clique em “contatos” > “contatos” > “criar contato” e coloque os detalhes da pessoa que quiser adicionar. A informação que você acrescentar ficará disponível na lista de contatos.
Caso queira editar ou apagar um contato, basta selecionar na caixinha ao lado do nome e clicar no ícone de edição.
Após clicar em editar, a base vai pedir que você selecione a informação que quer deseja atualizar, como nome da empresa, data de nascimento, área de estudo etc.
Então, caso queira excluir o contato, basta selecionar o ícone “excluir”. Também é possível atribuir a alguém o item selecionado. Basta clicar em “atribuir”, escolher o proprietário e, logo, confirmar a escolha. Se quiser adicionar uma grande quantidade de contas de uma só vez, clique no botão “importar”.
Então, depois de clicar em “importar” novamente, escolha os arquivos que quer importar. Podem ser arquivos do pc ou listas de opt-out. Se você selecionar a opção “Arquivo do computador”, escolha quantos arquivos que deseja importar.
Seguimos
Em seguida, escolha o tipo de objeto:
- empresas;
- contatos;
- negócios;
- observações;
- tíquetes.
Desta forma, o contato será selecionado, se você quiser adicionar as informações das pessoas com quem trabalha, comumente conhecidas como clientes ou líderes.
As empresas serão eleitas, porém, se você quiser poderá adicionar as informações das firmas em que trabalha. Assim sendo, a opção de negócios será selecionada apenas quando você quiser conectar a receita à empresa. Selecione tíquetes para somar às informações sobre os problemas enfrentados pelos clientes. Em suma, as “observações” são quaisquer informações adicionais que você tenha sobre uma empresa, contato ou negócio.
Agora, escolha os arquivos que deseja enviar. Isto é, você pode arrastar e soltar os contatos de forma direta. Se lembre de que os arquivos só podem ser carregados se estiverem armazenados no formato:
- .CSV;
- .XLSX;
- e .XLS.
Assim que o arquivo selecionado for carregado, clique no botão Avançar.
HubSpot
O HubSpot estruturará por meio automático as colunas que estão em seus arquivos. Ou seja, os materiais que não foram mapeados podem ser feitos de forma manual selecionando a propriedade no menu. Você também pode pôr uma nova propriedade ou selecionar: “Não importar coluna”.
Todavia, com o mapeamento concluído, clique no botão “Avançar”. Agora, os arquivos selecionados serão carregados, bem como, serão vistos no painel. Você também pode colocar vários arquivos escolhendo a opção “arquivos com associações”. Ou seja, neste último, todas as etapas são iguais às que você pressiona ao “importar um arquivo”.
Da mesma forma, para importar a lista de pessoas que estão desqualificadas para receber e-mails, selecione “Uma lista de opt-out”. Clique no botão selecione um arquivo para importar a lista. Se lembre de reter a lista de opções apenas na forma de arquivos CSV. Você também pode arrastar e soltar os arquivos por meio direto do local armazenado.
Contudo, selecione as leis e as normas de privacidade. Você deve escolher uma opção na lista para selecionar uma base legal. Além disso, também deverá adicionar a explicação para a opção que deseja. Após a adição de informações, confirme o seu opt-out. Aqui, digite o número de contatos que deseja colocar na lista negra. E por fim clique no botão “Iniciar importação”.
Os Filtros
Para simplificar o processo de pesquisa, o HubSpot também oferece a opção de filtros. Aqui, você deve selecionar a opção de acordo com suas necessidades. Há opções como Agência, Negócios associados, Empresa associada etc.
Para tanto, se quiser fazer algumas atualizações nas colunas, clique no botão “Ações da tabela”. Logo depois, o qual você pode editar as propriedades, gerenciar duplicados e restaurar os contatos.
Entretanto, se você deseja incluir dados de clientes para gerenciar informações de empresas, siga as mesmas etapas que são consideradas ao adicionar os detalhes do contato. De modo que você só precisa adir o nome de domínio da empresa, a data de criação e a data de criação do primeiro contato de acordo.
3. Envie Convites para seus Colegas de Equipe
Assim que os contatos e empresas forem adicionados ao HubSpot, a plataforma enviará e-mails para as pessoas, incluindo instruções para fazer login. Ao enviar um convite para sua equipe ingressar no HubSpot CRM, você pode unificar os serviços do seu negócio.
4. Crie Negócios e Defina Etapas
Nesta hora, vamos para as funções de negócios do HubSpot CRM. Isto é, essa funcionalidade serve para ajudar a organizar suas vendas e acompanhar o progresso de todos. Isto, por sua vez, auxilia a gerenciar relações de uma só vez e na identificação de obstáculos.
Vamos aos passos:
A princípio, na aba Negócios (dentro de Vendas), clique no botão “criar negócio” e passe para a próxima fase. Ao criar o negócio, você deve inserir o nome do negócio, pipeline de vendas, etapa do negócio, valor, data de fechamento, proprietário do negócio, tipo, empresa, contato e produtos. Após inserir todas as informações, clique no botão Criar.
As informações criadas serão exibidas no painel. Ainda assim, você pode visualizar rapidamente o status do seu negócio no painel. Portanto, se você deseja editar algum negócio criado, clique no ícone de edição que se encontra no lado esquerdo do painel.
Você também pode excluir as ofertas, ver todas as propriedades e ver o histórico de propriedades clicando no menu, que fica no canto superior esquerdo da área de trabalho.
Esta seção permite que você calcule facilmente a previsão do negócio avaliando o painel de vendas.
Principais Funcionalidades e Recursos do HubSpot CRM
Já falamos aqui que o HubSpot CRM é uma ferramenta bastante completa, e a maioria das atividades de negócios, tais como, compartilhamento e gerenciamento de dados, rastreamento etc. Métodos que podem ser feitos com rapidez pela plataforma, pois ela oferece todas diversas funções, o que chamamos de atividades “guarda-chuva”. Entre alguns dos recursos padrão do HubSpot CRM, estão:
1) Gestão de Pipeline (Funil de Vendas) e Oportunidades
Com a ajuda do HubSpot CRM, é possível gerenciar oportunidades de vendas, rastrear probabilidades, valores e estágios. Consequentemente, pode-se manter o fluxo dos funis de vendas de acordo com a equipe.
2) Integração com Desktop
O HubSpot CRM permite integrar todos os seus e-mails e contatos com o sistema CRM. Ao usar esse recurso, você também pode integrar o Google e o Microsoft Outlook.
3) Gerenciamento de Tarefas/Atividades
O recurso de gerenciar tarefas/atividades do HubSpot CRM ajuda a rastrear, reger as atividades e tarefas com facilidade e precisão. Com esse recurso, você também tem a chance de gerir as prioridades e programações diárias.
4) Gestão de Relacionamento com Parceiros
O HubSpot CRM oferece um portal de parceiros que ajuda em todos os seus canais de vendas, compartilhando cotações, preços, informações de produtos, etc. Portanto, você pode rastrear facilmente leads de parceiros de canal e oportunidades de vendas.
5) Gerenciamento de Contatos e Contas
Este recurso ajuda a armazenar e recuperar as informações relacionadas às contas e contatos dos clientes. Esta funcionalidade do HubSpot CRM também permite que você rastreie a comunicação de empresas com suas contas.
6) Gerenciamento de Contato com o Cliente
Ao fornecer serviços de marketing, a maioria das empresas enfrenta dificuldade para administrar o contato com o cliente. Este recurso do HubSpot CRM ajuda a manter contatos e fazer alterações de acordo com suas necessidades.
7) Gestão de Orçamentos e Pedidos
Este recurso ajuda a criar orçamentos para os clientes, incluindo produtos, descontos e preços. Com a ajuda da funcionalidade de gerenciamento de pedidos, é possível processar os pedidos de forma adequada.
8) Gerenciamento de Lista de Preços e Produtos
Este é o último recurso categorizado em automação da força de vendas. Esta funcionalidade do HubSpot CRM permite adicionar os produtos e preços em módulos adequados que podem ser acessados facilmente.
9) Relatórios
Todos os dados armazenados no HubSpot CRM podem ser facilmente acessados usando este recurso. Também é possível criar relatórios ad-hoc e padrão com precisão e em menos tempo.
10) Dashboards
Este é um dos melhores recursos do HubSpot CRM pois é possível visualizar informações diferentes, como status atual, interface do usuário em tempo real, tendências históricas, entre outros, de uma plataforma. Os principais indicadores de desempenho ajudam na tomada de decisões.
11) Fluxos de Trabalho
O fluxo de trabalho é o melhor recurso do HubSpot CRM, pois ajuda a economizar tempo, uma vez que todos os processos que são feitos manualmente podem ser automatizados. Esse recurso também ajudará os administradores a escreverem e determinarem as necessidades para que possam realizar ações com facilidade.
12) Customização
O Hubspot CRM também oferece personalização. Esse recurso ajuda os gestores a coletarem informações diferentes.
13) Gestão de Documentos e Conteúdo
A plataforma HubSpot CRM ajuda você a publicar, consumir e editar as informações de forma centralizada. Você também pode gerenciar conteúdo como documentos, apresentações, arquivos eletrônicos e imagens.
14) (API) Integração da Interface de Programação de Apps
A interação de API especifica a forma de comunicação do aplicativo com outras ferramentas. Ao usar este recurso do HubSpot CRM, você pode integrar objetos, dados etc. com diferentes aplicativos com precisão e eficácia.
15) Ferramentas de Importação e Exportação de Dados
O HubSpot CRM inclui ferramentas de importação e exportação por meio das quais você pode adicionar, atualizar e remover dados em grande quantidade.
16) Ligação e e-mail de dentro dos negócios
Usando o Hubspot CRM, você consegue realizar as ligações de dentro da plataforma sem um custo adicional por ligação, dentro de um plano de minutagem bem razoável para operações de vendas. Além das chamadas, você também pode enviar e-mails e todas as interações ficam registradas no software.
17) Marketplace
Além das funcionalidades padrão, o Hubspot também possibilita integrar com tecnologias e soluções de terceiros. Essa integração facilita o trabalho e aumenta a flexibilidade. Uma das melhores integrações é com a ferramenta WhatsApp. Existem boas opções a preços acessíveis que trazem também a interação de WhatsApp para dentro da plataforma.
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Estas são apenas algumas das funções e meios do HubSpot CRM. Em suma, como é possível perceber, o software faz um bom trabalho em auxiliar no engajamento de clientes e aumentar as produções dos negócios.
Com isso, ajuda a melhorar a relação com os clientes, aumentar o volume de prospects e otimizar o funil de vendas. O resultado é uma relação mais lucrativa com seus clientes.
Os Conhecimentos que Criam Vantagens Injustas em seu Favor no Mercado Jurídico
O Direito é atrasado, ainda mais, quando se fala em adequação com o mundo da vida, tecnologia e inovação. Porém, você pode se favorecer dessa situação, tendo um amplo aumento de poder competitivo ao implementar em suas práticas a Transformação Digital Jurídica.
Assim sendo, por vezes, é melhor ser protagonista das mudanças do que depois “correr atrás do prejuízo”. O mundo já é e será cada vez mais digital.
Inclusive, um dos pontos mais importantes do mundo digital é entender como usar os zettabytes de dados produzidos anualmente (hoje em dia são cerca de 40ZB por ano) para te auxiliar em suas tomadas de decisão. Por isso, é fundamental implementar em suas práticas o Direito Guiado por Dados. Assim ampliará sua vantagem injusta no Direito.
Outra questão importante, é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Em suma, várias empresas estarão desprotegidas em um cenário de incerteza que irá só se agravar. Isso significa que você só tem uma opção: se preparar para agir de acordo com a LGPD o mais rápido possível, além de ser um guia nessa nova cultura da proteção dos dados.
Igualmente, um Advogado ou Advogada especializado na LGPD hoje sairá na frente, pois várias empresas estão precisando, neste momento de profissionais qualificados para implementar as mudanças necessárias da lei e assim, evitar diversas sansões (como as da própria lei, as relacionadas à responsabilidade civil e, também muito importante, relacionadas à reputação da organização perante clientes, colaboradores e parceiros). Mas, não se esqueça do mais importante, quando falamos de proteção de dados. A minha frase para você é:
“O papel de um(a) Advogado(a) Inteligente não é limitar o uso dos dados. É viabilizá-lo”.
LGPD
Por isso, o caminho mais simples, ágil e seguro para efetivamente trabalhar com projetos de implementação da LGPD + Segurança da Informação é o treinamento LGPD 5.0: As melhores ferramentas práticas de implementação. Por aqui elevo ainda mais a sua Vantagem Injusta no mundo digital, pois transfiro importantes conhecimentos do meu escritório para você, materializados em ferramentas práticas de gestão e Implantação da LGPD + Segurança da Informação. Abordo todos os aspectos jurídicos, além de recomendar as melhores abordagens processuais e tecnológicas para você desenvolver um excepcional trabalho.
Como resultado, para rentabilizar todo esse trabalho é importante ter sólidos conhecimentos em negociação e vendas consultivas, ou seja, para aumentar suas habilidades nesse campo, o melhor caminho é ser um(a) Advogado(a) Especialista em Fechar Negócios. Aqui você aprende definitivamente a sair do ciclo de demandas incrementais (aquelas que até pagam suas contas, mas apenas isso) para entrar no ciclo de Demandas Exponenciais, que é quando o seu escritório realmente cresce e você fica com a agenda cheia dos melhores clientes: aqueles que te dão mais dinheiro e menos dor de cabeça.
Por fim, não é possível deixar de mencionar a importância das startups em todo esse processo de transformação digital, afinal, elas são o motor dessa transformação e do que chamamos de Nova Economia. Inclusive, o mercado para atuar como um Advogado de Startups é o que mais cresce nos últimos anos, sendo uma ótima oportunidade para os profissionais do direito que buscam sair da ingrata “corrida dos ratos” dos ramos tradicionais.
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